Напевно, ви вже складаєте списки справ, щоби не забути нічого важливого. Але чи завжди ви маєте часу на те, щоб виконати всі справи зі списку?
Ми зібрали для вас 12 порад, як правильно планувати свій день, тим самим збільшуючи продуктивність та використовуючи свій час по максимуму.
1) Користуйтесь додатком
Хоча деякі з нас воліють по-старому користуватися щоденником або клеїти записки на монітор, такий список складно весь час тримати під рукою. До того ж, щоденник можна випадково залишити вдома та через це забути щось важливе.
Більшість програм-менеджерів завдань можуть синхронізуватися на всіх ваших пристроях, так що у вас завжди буде доступ до списку справ: не тільки на робочому місці, а й під час відрядження або на нараді.
На ринку програм є безліч менеджерів завдань з різним набором функцій та інтерфейсом, так що ви можете вибрати програму за смаком. Можливо, вам сподобається щось зі списку9 найкращих менеджерів завдань за версією Forbes . Серед них є як платні, так і безкоштовні програми, так що зверніть увагу на описи та скріншоти.
Особисто нам подобається Todoist через його простий і зрозумілий інтерфейс.
2) Плануйте свій день заздалегідь
Плани наступного дня найкраще складати напередодні увечері. Завдяки цьому ви з ранку можете приступити до виконання завдань, не витрачаючи зайвий час на роздуми та розстановку пріоритетів, і так список невиконаних завдань скорочуватиметься швидше.
Спробуйте щовечора виділяти 10 хвилин, щоб розпланувати завтрашній день. Використовуйте календар або планувальник і виділіть достатньо часу для кожного завдання. Якщо часу на всі завдання не вистачає, перегляньте ваш список та розставте пріоритети заново.
Не зайвим протягом дня робити позначки про те, що ви хочете зробити завтра. Увечері розсортуйте ці нотатки та додайте їх до календаря.
3) Поділяйте роботу та особисте життя.
В світі сучасних технологійрозділяти роботу та особисте життя буває складно, тому дуже важливо знайти баланс. Не дуже корисно під час роботи хвилюватися про те, що потрібно відвезти кота до ветеринара або забрати пуховик з хімчистки, так само як і під час вечері з сім'єю чи друзями не зовсім доречно думати про маркетингові кампанії чи ту презентацію, яку вам потрібно провести в Понеділок. Через це ваша продуктивність та зосередженість може знижуватися, а рівень стресу – підвищуватися.
Розділяйте особисті та робочі завдання у вашому списку справ. У багатьох менеджерах завдань можна створювати окремі списки, але якщо ви продовжуєте мимоволі заглядати в робочий список вдома або особистий список на роботі, можете спробувати різні програми.
4) Складіть список того, чого не потрібно робити
Якщо вам не вистачає часу на виконання всіх завдань зі списку справ, спробуйте скласти список того, чого робити не потрібно. Проаналізуйте все те, чим ви займаєтеся, і спробуйте відмовитися від речей, які не приносять особливої користі.
Поставте собі кілька питань про те, як ви проводите час на роботі. На що ви витрачаєте найбільше часу? Як певні речі змінюють ваше життя? Чи корисні ці речі для вашої кар'єри? А для особистого життя? Складіть список речей, які не приносять користі, які не реалізуються або просто дарма забирають ваш час.
Наприклад:
Не призначайте зустрічі з кожним, хто про це просить
Не робіть вручну те, що можна автоматизувати
Не витрачайте багато часу на дрібниці (на зразок вибору відповідного шрифту для заголовка)
Створення такого списку - це хороша психологічна вправа, яка допоможе вам позбутися речей, які витрачають ваш час і відволікають вашу увагу. Звичайно, такий список не потрібно складати регулярно – достатньо оновлювати його кілька разів на рік.
Якщо у вас поки що немає натхнення, можете переписати до свого списку кілька пунктівзвідси чи звідси.
5) Зробіть ваш список справ доступним для інших
На це є кілька причин. По-перше, так ви будете більш відповідальні. Якщо ви знаєте, що ваші колеги або знайомі мають доступ до списку ваших справ, ви, швидше за все, намагатиметеся краще розставляти пріоритети і ставити реалістичні цілі. Також це мотивуватиме вас на виконання планів у обіцяний термін.
По-друге, це необхідно, якщо ви працюєте над одним завданням з вашим діловим партнером або командою. Деякі програми (ми в Чатрі використовуємо Asana, але Basecamp теж відмінний інструмент) дозволяють вам розділяти завдання на підзавдання, і кожне підзавдання призначати потрібній людині. Завдяки таким програмам ви можете тримати колег у курсі вашого прогресу, а також залишати коментарі, якщо вам потрібно щось обговорити чи уточнити.
6) Резервуйте час у календарі
Якщо ви користуєтеся програмою, яка дозволяє вашим колегам або клієнтам отримувати доступ до вашого календаря, а також дає їм можливість додавати до нього завдання або призначати зустрічі, вам варто резервувати блоки часу, під час яких ви зможете зайнятися справами, не відволікаючись ні на що інше .
Чи потрібно накидати план мови? Зарезервуйте кілька годин після обіду або вранці. Має бути зустріч із важливим клієнтом, і хочете заздалегідь уточнити деяку інформацію? Зарезервуйте півгодини перед зустріччю.
Крейг Джарроу, автор Time Management Ninja, одного разу зарезервував майже половину часу у своєму календарі в Outlook і в кожен блок поставив завдання, яке потрібно було виконати. В результаті тиждень виявився неймовірно продуктивним. Завдяки резервуванню часу він уникнув запрошень на спонтанні наради, зміг виконати свої зобов'язання та не дозволив іншим його відволікати.
Порада від Time Management Ninja: використовуйте лише один календар. Можна використовувати різні кольори для особистих і робочих завдань, але календар має бути лише один, якщо ви не хочете упустити щось важливе.
7) Групуйте завдання
Мультизадачність – цеміф . Навіть якщо вам здається, що легко справляєтеся з кількома завданнями одночасно, дослідження показує, що наш мозок на це нездатний. Він не виконує завдання одночасно, а просто швидко перемикається між ними.
Припустимо, що ви відповідаєте на листи, слухаючи музику. Спробуйте одночасно друкувати відповідь та усвідомлювати слова пісні – швидше за все, це виявиться досить складно. І щоразу, коли ви перемикаєтеся між усвідомленням музики та обмірковуванням відповіді, у вашому мозку зупиняється один процес і запускається інший. Це впливає на нас негативно: через таке перемикання ми витрачаємо час (нехай і мікросекунди) та енергію, працюємо менш ефективно та ризикуємо допустити більше помилок.
Можливо, під час робочого дня ви часто відволікаєтеся - крім роботи над основним пріоритетним завданням, ви перевіряєте пошту, відповідаєте на дзвінки та повідомлення, слухаєте голосову пошту тощо. Щоб збільшити продуктивність, спробуйте групувати подібні завдання.
Декілька прикладів того, що варто згрупувати:
- Електронна пошта. Перевіряйте пошту та відповідайте на листи один або два рази на день замість того, щоб відповідати на них одразу (якщо ви, звичайно, не працюєте у підтримці). Наприклад, виділіть на цей час перед обідом та ввечері.
- Телефонні дзвінки. Записуйте кудись контакти всіх людей, яким вам потрібно зателефонувати, і щодня здійснюйте всі необхідні дзвінки за один захід. Час можете вибрати самі, але краще виключити обідній годинник.
- Завдання. Коли у вас є важливі завдання, які тим чи іншим чином пов'язані між собою, краще виконувати їх разом, одну за одною.
- Планування. Виділіть кілька годин на те, щоб обміркувати та спланувати вашу наступну велику мету чи ідею.
- Відстеження інформації. Можна легко «підсісти» на перевірку даних та постійно перевіряти статистику вашого сайту або показники по місячному виторгу. Виділіть на це окремий час та перевіряйте дані раз на тиждень чи місяць.
8) Призначайте термін виконання завдання
У вас бувало таке, що у якогось важливого завдання не було конкретних часових рамок, і ви відкладали її «на потім» доти, доки завдання не стало терміновим?
Ставте термін виконання для кожного завдання у вашому списку справ, особливо для важливих завдань. Намагайтеся призначати конкретні дати, тому що, продовживши час виконання одного разу, ви, швидше за все, продовжите його знову. Усі терміни краще зберігати одному місці. Тут вам знадобляться менеджери завдань - майже всі подібні програми мають можливість сортування за термінами виконання, завдяки чому вам буде легше розставляти пріоритети.
Розбивка завдань на підзавдання Тут теж знадобиться, тому що ви зможете позначити терміни виконання для кожної підзавдання, і завдяки цьому ви чіткіше зможете усвідомлювати, які кроки вам потрібно зробити для досягнення мети. Навіть якщо у вас і не вдасться виконати завдання вчасно, навчайтеся на своїх помилках і уникайте такого в майбутньому.
9) Позбавтеся речей, які вас відволікають, і боріться з прокрастинацією
Сучасні технології дозволяють нам (а іноді навіть заохочують) постійно бути онлайн, так що відволіктися від роботи досить легко. Ви починаєте роботу над завданням, і раптом вам приходить повідомлення, що ваш друг відзначив вас на фото, ви ненадовго відкриваєте сторінку в соцмережі, і раптово усвідомлюєте, що минуло вже п'ять годин, а дивіться ще одне відео з котиками.
Ми всі періодично стаємо жертвами прокрастинації. Для боротьби з нею є спеціальні програми, які не дадуть відволікатися від роботи. Ви самі можете вирішити, наскільки строгим воно має бути - деякі програми просто підраховують час, який ви проводите в соцмережах або інших «непродуктивних» сайтах, а деякі програми можуть повністю блокувати доступ до таких сайтів. Ось кілька програм, які ви можете спробувати:
RescueTime - це умовно безкоштовна програма для Windows, яка може підраховувати, скільки часу ви витрачаєте на різні дії, і показувати вам статистику. Ви можете ставити особисті цілі та вказувати, які дії є для вас «продуктивними». Наприклад, якщо ви працюєте у сфері дизайну, то відвідування Behance та робота у фоторедакторах – це частина робочого процесу, а не відволікаючий елемент. Якщо у вас Mac, можете спробувати таймер Thyme.
Go F*cking Work - це безкоштовне розширення для Chrome, яке буде матюкатися щоразу, коли ви заходите на сайти, які вас відволікають.
Freedom - це програма для iPhone, iPad, Mac і Windows, яка дозволяє вам блокувати певні сайти або повністю блокувати інтернет-з'єднання протягом певного часу. Передплата коштує від 2.42 доларів на місяць, але у них є безкоштовний 7-денний пробний період
Productivity Owl - ще одне безкоштовне розширення для Chrome, яке дозволяє вам заходити на сайти, які ви вкажете в налаштуваннях, але тільки на певний час, тому ви зможете швидко знайти потрібну вам інформацію і повернутися до роботи. Ви також можете вказати "вільний час", під час якого відключаються всі обмеження.
Якщо ви не бажаєте використовувати програми, спробуйте просто перевести телефон до авіарежиму.
10) Спробуйте техніку помідора
Техніку помідора (Pomodoro) придумав Франческо Чирілло на початку 90-х. Техніка отримала таку назву через те, що Франческо, на той момент студент італійського університету, користувався таймером у вигляді помідора для відстеження своєї роботи. Метод досить простий: коли у вас є завдання або серія завдань, вам потрібно розбити роботу на короткі часи (25 хвилин), розділені невеликими паузами (5 хвилин). Такі відрізки називаються "помідорами".
Запустіть таймер або використовуйте спеціальну програму і на 25 хвилин повністю пориньте в роботу над завданням. Намагайтеся не відволікатися на дзвінки або оповіщення. Якщо ви раптом згадаєте, що вам потрібно зробити ще щось, запишіть це на аркуші паперу і продовжіть працювати. Коли таймер відрахує 25 хвилин і подасть сигнал, зробіть паузу - розімніться, заваріть собі чашку кави, помедитуйте або ще щось розслаблююче, не пов'язане з роботою. І почніть новий помідор. Після кожних 4 помідорів робіть велику паузу в 20-30 хвилин.
Нам подобається додаток Pomotodo , але ви можете використовувати іншу програму, яка вам більше сподобається. Їх досить багато – від простих таймерів для браузера чи телефону до спеціалізованих інструментів.
Ця техніка має багато переваг. По-перше, вона наочно демонструє, скільки часу і зусиль потрібно на певне завдання, тому ви зможете приблизно уявляти, скільки «помідорів» займе схоже завдання. По-друге, так ви менше відволікатиметеся - рідкісне повідомлення буває настільки важливим, що не може почекати 25 хвилин.
Також завдяки техніці помідора підвищується якість вашої роботи - зазвичай під час одного помідора ви працюєте над одним завданням, і у вас, швидше за все, залишиться додатковий час на те, щоб перевірити помилки і прилизати роботу. До того ж, якщо ви регулярно поділятимете свій робочий час на «помідори», це увійде у звичку, і вам набагато легше буде дотримуватися термінів і виконувати все вчасно.
11) Нагороджуйте себе за виконання завдань
Звичайно, викреслення чергового завдання зі списку справ може приносити задоволення саме по собі, але іноді нам потрібна додаткова мотивація для того, щоб зосередитися на роботі. Особливо якщо ви робите щось, що вам не подобається. Тоді саме час вигадати систему нагород!
Наприклад, після виконання кожного завдання, ви можете дозволити собі зайти на улюблений сайт, з'їсти або випити смачне, або подивитися цікаве відео. Можете навіть спробувати платити собі щоразу, коли ви завершуєте роботу над особливо складним проектом. Наприклад, ви можете завести ощадний рахунок у банку, або класти гроші на обліковий запис у Steam, або купувати подарункові картки в улюбленому магазині. Залежно від неприємності та складності виконання завдання, ви можете вирішувати, скільки грошей ви самі собі заплатите.
Коли ви завершуєте роботу над зовсім великим і важливим проектом, нагородіть себе відповідно - вирушайте в невелику подорож, відведіть сім'ю або друзів у модний ресторан, або займіться чимось, чим ви хотіли зайнятися вже давно - наприклад, запишіться на майстер-клас з кулінарії, вирушайте на дегустацію вин, або побалуйте себе походом до спа-центру. Незабаром ви навіть почнете радіти складним завданням, оскільки вони асоціюватимуться у вас із винагородою.
12) Контролюйте температуру у приміщенні
Дослідження показує, що температура повітря офісі впливає нашу продуктивність. Працівники, яким доводилося працювати в холодному приміщенні, робили на 44% більше помилок, а їхня продуктивність скоротилася майже вдвічі.
До того ж, мерзлі працівники постійно відволікалися, а їхня продуктивність щогодини знижувалася на додаткові 10%. Коли нам холодно, ми витрачаємо енергію на обігрів тіла, тож на концентрацію, розуміння та натхнення енергії залишається менше.
Негативно впливає на продуктивність та спека, адже тоді організм залучає додаткові ресурси на підтримку теплового балансу.
Якщо у вас є така можливість, постарайтеся підтримувати в офісі температуру в районі 22 градусів, та й не забувайте про гарну вентиляцію та рівень вологості.
Понад 40% справ у списках завдань так і залишаються невиконаними, підрахувала компанія iDoneThis. Уявіть, скільки грошей ви втратите, якщо не передзвоните 40% своїх клієнтів або не відправте їм КП? Ми розберемо, як уникнути таких втрат завдяки методиці бізнес-гуру Стівена Кові, а також розповімо, як CRM-системи допомагають вести списки справ.
Чому ваші списки справ не працюють
Вам, напевно, знайоме почуття, коли після робочого дня виходиш з офісу і розумієш, що не зробив навіть половини запланованих справ. Чому так відбувається? Експерт з особистої продуктивності та управління часом Девід Аллену своїй книзі «Як упорядкувати справи» вказує такі причини:
- Відволікаючі чинники відводять увагу від основних цілей і не дають сконцентруватися;
- Люди сумніваються, що впораються зі складними завданнями, тому відкладають їх виконання та відчувають стрес;
- Під час перегляду списку справ з'ясовується, що потрібні серйозні зміни у житті. З'являється величезний перелік завдань, який лякає та паралізує.
Є й інші причини, причому від них ніхто не захищений – ні прокрастинатори, ні перфекціоністи.
Як вести список справ правильно
Щоб до списків працювали, завдання в них необхідно розподілити в порядку значущості. Ефективну методику розміщення пріоритетів пропонує американський консультант з управління та керівництва Стівен Кові. В основі методики лежить матриця Ейзенхауера: всі завдання розподіляються по чотирьох квадратах відповідно до їх важливості та терміновості.
Квадрат Iіз терміновими та важливими справами потребує негайної уваги. Якщо не виконати їх найближчим часом, виникнуть серйозні проблеми. Цими справами слід займатися насамперед. Але обмежуватися ними не можна, інакше аврал ніколи не скінчиться.
Щоб термінових важливих завдань з кожним днем ставало дедалі менше, Стівен Кові рекомендує максимум зусиль присвятити справам квадрата II. Це важливі, але поки що нетермінові завдання. Спочатку для цього доведеться використовувати час, відведений на квадрати III та IV, а потім квадрат Iрозвантажиться, і з'явиться більше вільного годинника.
Як скласти список справ на тиждень: методика планування
Розбивши завдання на квадрати і поставивши в пріоритет важливе термінове та важливе несрочне, можна переходити до складання списків справ – на день, тиждень, місяць, квартал або навіть рік. Стівен Кові радить організовувати свою діяльність на основі тижневого планування. Це дозволяє не просто впорядкувати аврал у рамках одного дня, а продумувати перспективу.
Отже, спочатку треба внести до календаря великі події, дати яких відомі заздалегідь: ділові зустрічі, відрядження, конференції тощо. Потім визначте декілька більш-менш великих цілей на ці 7 днів: складайте цілі за і при необхідності діліть їх на етапи, прив'язані до конкретних днів.
Приклад, як оформити перелік справ:
Ціль: за робочий тиждень навчити нового адміністратора фітнес-центру, щоб з наступного тижня він зміг приступити до виконання своїх обов'язків.
| Понеділок | Познайомити співробітника з колективом, показати робоче місце, дати йому доступ до інших послуг, що використовуються, створити корпоративну пошту, пояснити щоденні обов'язки. |
| Вівторок | |
| Середа | Вранці дати співробітнику матеріали для вивчення, а після обіду обговорити питання, що з'явилися у нього. |
| Четвер | Вранці доручити новачку поспостерігати за роботою нинішнього адміністратора, а по обіді попрацювати самому під його контролем. |
| П'ятниця | Провести аудит роботи нового співробітника: перевірити знання теорії, спостерігати за його роботою на практиці. |
CRM-системи для керування часом
Навіть навчившись складати списки завдань, ви можете щось упустити: втратите стікер з нагадуванням, захопитеся важливим процесом, просто забудете про свій список справ.
Особливо небезпечна така забудькуватість у бізнесі: одному клієнту не передзвонив, іншому забув відправити комерційну пропозицію, до третього не приїхав на зустріч – три угоди зірвалися. Щоб усі завдання були зафіксовані в одному місці та самі нагадували про себе, скористайтесь CRM-системою. Це зручна програма для управління клієнтами, завданнями та угодами.
Наприклад, у хмарній CRM-системі ви можете контролювати їх виконання. Програма сама повідомить співробітника про швидкий дедлайн і дасть знати керівництву про невиконане доручення. Ви зможете постановку завдань. Наприклад, можна встановити автоматичне нагадування про необхідність продовжити договір з клієнтом незадовго до його закінчення, або зв'язатися з покупцем через якийсь час після угоди і запропонувати ще якийсь продукт, відправити комерційну пропозицію та багато іншого.
Тепер ви знаєте, як правильно вести перелік справ. Спробуйте використовувати для робочих завдань програму, і ви забудете про зірвані дедлайни.
11 простих правил, які допоможуть вам навчитися створювати правильні та зручні для читання списки будь-де: у презентаціях, звітах, документах або на сайтах.
При складанні документів ми часто зустрічаємося з різними списками. Бувають прості та багаторівневі списки. Як їх оформляти? У яких випадках використовувати нумерацію, літери та тире? Коли в кінці кожного елемента списку доречною буде точка, а коли потрібна кома чи точка з комою?
При складанні документів ми часто зустрічаємося з різними списками. При цьому правил їх оформлення існує безліч. Спробуємо розібратися у них.
Позначення елементів списку
Попереднє перелік речення та елементи наступного списку (перераховуються після двокрапки) можуть писатися у вигляді єдиного рядка. Але в довгих і складних списках набагато зручніше розташовувати кожен елемент з нового рядка. І тут у вас є вибір: ви можете обмежитися використанням абзацного відступу (Приклад 1) або замінити його на цифру, букву або тире (Приклад 2).
Приклад 1
Приклад 2
Переліки бувають:
прості, тобто. що складаються з одного рівня членування тексту (див. Приклади 1 та 2) та
складові, що включають 2 та більше рівнів (див. Приклад 3).
Від глибини членування залежить вибір символів, які випереджатимуть кожен елемент списку. При оформленні простих переліків можна використовувати малі (маленькі) літери, арабські цифри або тире.
Набагато складніше справа зі складовими переліками. Для більшої наочності поєднання різних символіву списках наведемо приклад оформлення 4-рівневого переліку:
Приклад 3
З цього прикладу видно, що система нумерації рубрик виглядає так: заголовок першого рівня оформлений за допомогою римської цифри, заголовки другого рівня – за допомогою арабських цифр без дужок, заголовки третього рівня – за допомогою арабських цифр із дужками та, нарешті, заголовки четвертого рівня оформлені із застосуванням малих літер із дужками. Якби цей перелік передбачав ще один, п'ятий рівень, його ми б оформили за допомогою тире.
Система нумерації частин складеного переліку може складатися лише з арабських цифр із точками.Тоді структура побудови номера кожного елемента списку відображає його підпорядкованість по відношенню до розміщених вище елементів (відбувається нарощування цифрових показників):
Приклад 4
Якщо наприкінці списку стоїть «та ін», «і т.д.» або "і т.п.", то такий текст не розташовують на окремому рядку, а залишають наприкінці попереднього елемента списку (див. Приклади 3 та 4).
Пунктуаційне оформлення списків
У Прикладі 3 добре видно, що заголовки першого та другого рівнів починаються з великих літер,а заголовки наступних рівнів – із малих.Це тому, що після римських і арабських (без дужок) цифр за правилами російської ставиться точка, а після точки, як ми пам'ятаємо з початкової школи, починається нова пропозиція, що пишеться з великої літери. Після арабських цифр з дужками та малих літер з дужками точки не ставиться, тому наступний текст починається з маленької літери. Останнє положення, до речі, відноситься і до тири, оскільки важко уявити поєднання тире з точкою після нього.
Зверніть увагу на розділові знаки в кінці
заголовків переліку, а також наприкінці слів та словосполучень у його складі.
Якщо заголовок передбачає наступне членування тексту, то кінці його ставиться двокрапка, якщо наступного членування нічого очікувати, ставиться точка.
Приклад 5
Якщо частини переліку складаються з простих словосполучень або одного слова, вони відокремлюються один від одного комами (див. Приклад 5). Якщо ж частини переліку ускладнені (всередині них коми), їх краще відокремлювати точкою з комою (див. Приклад 6).
Приклад 6
Нарешті, якщо частини переліку є окремими реченнями, вони один від одного відокремлюються точкою:
Приклад 7
Іноді перелік оформляється в такий спосіб, що його передує цілу пропозицію (чи кілька пропозицій). І тут у списку застосовуються лише звані «нижчі» рівні членування (малі літери з дужкою чи тире), а точки наприкінці кожної частини списку не ставляться, т.к. в даному випадку перелік є єдиною пропозицією:
Приклад 8
Буває, що в будь-якій частині списку, що є словосполученнями, включається самостійна пропозиція, що починається з великої літери. Незалежно від того, що наприкінці пропозиції за правилами російської мови має ставитися точка, кожен елемент списку відокремлюватиметься від наступного крапкою з комою:
Приклад 9
Узгодженість елементів списку
При складанні переліків слід обов'язково звертати увагу на те, щоб початкові слова кожного елемента списку були узгоджені між собою в роді, числі і відмінку. У Прикладі 10 ми навели варіант неправильного оформлення: останній елемент списку використаний в іншому відмінку порівняно з іншими. Подібні помилки зазвичай зустрічаються у довгих переліках із великою кількістю елементів.
Приклад 10
Також всі елементи списку повинні бути обов'язково узгоджені в роді, числі і відмінку зі словами (або словом) у попередньому переліку пропозиції, після якої стоїть двокрапка. Давайте розглянемо приклад неправильного складання переліку, щоб проаналізувати помилки.
Приклад 11
Цей перелік може здатися бездоганним, якби не одне «але». Слово «дотримання» вимагає після себе слів у родовому відмінку, які відповідали б на запитання «кого? чого?». Тому кожна рубрика має починатися так:
Отже, ми навели основні правила побудови та оформлення переліків, які допоможуть зробити ваші документи ще грамотнішими.
Не секрет, що люди люблять усілякі списки. З їхньою допомогою ми збираємо складну інформацію воєдино, щоб її було набагато простіше прочитати та засвоїти. Списки задовольняють наше внутрішнє прагнення впорядковувати інформацію. Крім того, вони допомагають нам відчувати менше стресу.
Завдання видаються простішими, якщо інформацію про них подано у вигляді списку, вважає Марія Конникова, автор бестселера «Психологія недовіри. Як не потрапити на гачок шахраїв» і статей у The New York Times. Ось які списки вона радить скласти:
14 корисних списків, які має скласти кожен
Вероніка Єлкіна- Список паролів.З ним ви точно не заплутаєтеся у своїх суперскладних паролях, таких як SoccerStar12 або Socc3rStar.
- Список повсякденних справ.Внесіть туди все, що вам потрібно зробити сьогодні. Крім того, закреслювати виконані завдання дуже приємно.
- Список справ.Коли ви дивитеся на список того, що зробили сьогодні, ви розумієте, як можна поліпшити свою продуктивність. Та й самооцінка підвищується.
- Список справ, які потрібно встигнути зробити за своє життя.Сюди входить все - від великих планів на зразок одруження і сходження на Еверест до найскромніших бажань, наприклад, спекти ідеальне шоколадне печиво.
- Короткострокові плани.Що ви хочете зробити цього місяця?
- Довгострокові плани.Чого ви плануєте досягти у найближчі п'ять чи десять років?
- Професійні здобутки.Складіть список своїх заслуг та виконаних проектів. Він не тільки радуватиме вас у важкі хвилини, але й стане в нагоді, коли потрібно буде оновити резюме.
- Вимоги до роботи.Чим більше годин, днів і років ви проводите на роботі, тим краще знаєте, чим займаєтеся. Тому на наступній роботі вам не знадобиться така ж продуктивність, як раніше.
- Список DIY проектів. Pinterest – чудовий сайт для пошуку натхнення, але якщо у вас буде під рукою такий список, то ви не забудете про свої творчі плани, наприклад, пофарбувати полиці у вітальні або перебрати старі фотографії.
- Список покупок.Коли точно знаєш, що потрібно купити, можна не тільки заощадити гроші, але й утриматися від купівлі тих непотрібних печінок.
- Важливі дати.Будь-якій людині буде приємно, якщо ви раптом згадаєте про його день народження або якусь річницю. Отже, заведіть такий список, і ви не забудете всі важливі дати ваших близьких.
- Важливі терміни.Якщо ви часто забуваєте про те, через скільки днів потрібно повернути якусь річ і коли зіпсуються заморожені курячі грудки, то вам краще записувати всі важливі терміни.
- Список подяк.Якщо вам стане погано, загляньте в цей список і згадайте, чому ви вдячні у цьому житті, і вам стане легше.
- Список речей, які роблять вас щасливими.Цей список змусить вас посміхнутися або швидко вигадати, чим себе зайняти.
Ви можете не любити планування, проте його любить ваш мозок. І хоча тут є свої плюси, списки справ (to-do листи) – палиця з двома кінцями. Часто вони вибивають із колії, бентежать і знижують нашу продуктивність, хоча все має бути навпаки. FastCompany дає поради, як складати списки справ, щоб вони були корисними та забезпечували задоволення від роботи.
Чому від складання списків псується настрій?
Більшість списків - це довгі списки неймовірно нудних завдань. Якщо ви заповнюєте робочий календар повсякденними завданнями, з високою ймовірністю ви тільки ними займатиметеся. Звучить не так погано – хіба не для цього складаються списки справ?
Подобається нам чи ні, деякі речі, які потрібно робити, нудні, нудні та втомливі. І якщо щодня на вас сиплються нагадування тільки про найнеприємніші робочі обов'язки, ваша мотивація з часом зникне.
Як отримувати задоволення від списків справ?
Насправді, планування - найкращий спосіб отримати більше задоволення від роботи. Дослідження показують, що люди, які вважають роботу своїм покликанням, відчувають значно більше задоволення, ніж ті, хто сприймає роботу не інакше як набір рутинних завдань. Іншими словами, важливим є відчуття свідомості, і грамотно складений список справ тут непогано допомагає. Відчувати роботу своїм покликанням можна, коли ви щодня, щотижня та місяць ясно бачите значущість власного внеску.
Для цього потрібно, щоб тижневику знаходилося місце для планування роботи над важливими особисто для вас завданнями. Над тими речами, які дозволяють зробити реальний внесок у спільну справу, і саме такою, якою вам хотілося б.
Звичайно, доведеться докласти зусиль. Більшість із нас не вміє просуватися до виконання найважливіших цілей у поточному режимі. Швидше навпаки, найважливіше постійно вислизає, виконання термінових повсякденних завдань поглинає нас повністю. Ви можете дуже хотіти підвищення, бажати закінчити великий проект чи покращити життя клієнтів, але такі завдання мало хто входить до списку справ. Далеко не завжди зрозуміло, які саме кроки потрібно зробити для виконання.
На щастя, складання правильного списку справ допомагає розбити процес досягнення комплексної мети на окремі цілком зрозумілі та переборні етапи. Достатньо на деякий час зробити паузу і трохи подумати. Наступного разу, формуючи список справ, зробіть усвідомлене зусилля та прикиньте, де саме у розкладі наступного тижня знайдеться місце для таких завдань. Доведеться йти на компроміси, відкласти іди делегувати рутину, але в цьому й суть.
Як тільки ви обчислите завдання, що постійно повторюються, що заважають просуватися в тих областях, які по-справжньому радують, ви поступово почнете знаходити час на важливі речі (і, можливо, навіть навчитеся делегувати завдання, які можна передати). Як тільки ви станете краще планувати ту частину роботи, що вам подобається, ви почнете краще ставитись навіть до найнудніших завдань зі списку справ.
Список справ зі штучним інтелектом переможе прокрастинацію
За рахунок вбудованого штучного інтелекту програма для управління завданнями Todoist допомагає людям навчитися не зривати самостійно встановлені дедлайни.
Функція "Розумний розклад" автоматично пропонує крайню дату виконання завдання, ґрунтуючись на звичках користувача, поточній завантаженості та типі завдання. Наприклад, планувальник намагатиметься не додавати більше завдань на день, який і так надмірно завантажений, і дотримуватиметься нормальних для користувача годин активності при призначенні дедлайнів. Планувальник вміє визначати складність за назвою кожного завдання. Так, він поставить завдання "пофіксувати баг" більший пріоритет, ніж завдання "прочитати книгу". Заодно вирішить, який день тижня її варто віднести - на будній чи вихідний.
"Розумний розклад" працює як із новими завданнями, так і з простроченими. Прострочені завдання можна переносити одразу групами. Сенс у тому, щоб користувачі встановлювали дедлайни, яких вони можуть дотримуватися, а не зрушували їх раз за разом.
На шляху до розумніших програм
Сьогодні весь наявний софт не надто "розумний", скоріше навіть "дурний", він вимагає, щоб ви робили всю роботу самі. У Doist, компанії, яка розробляє програму Todoist, уважно проаналізували поведінку користувачів і виявили, що найбільша їхня проблема - прокрастинація. Приблизно 70% активних користувачів Todoist мають хоча б одне прострочене завдання. А серед них є своя підкатегорія "сноуболерів", у яких відкладені завдання збираються доти, доки все не виходить з-під контролю.
Для того, щоб допомогти людям з дотриманням дедлайнів, Doist дала користувачам можливість встановлювати щоденні та щотижневі цілі з виконання певної кількості завдань. Планувальник встановить дедлайн відповідно до цілей, а користувач потім може сам оцінити свою успішність.
Як і будь-якому іншому додатку, побудованому на машинному навчанні, Todoist потрібно багато даних для побудови достовірних прогнозів та точних дат дедлайнів. У Doist поки що недостатньо відомостей, з якими можна працювати, оскільки ця функція тестується в обмеженій бета-версії. Розробники сподіваються, що користувачі зможуть покладатися на дати, що визначаються алгоритмом, як мінімум у 80% випадків.
