Вероятно вече си правите списъци със задачи, за да не забравите нещо важно. Но винаги ли имате достатъчно време, за да завършите всичко в списъка си?
Събрахме 12 съвета за вас как правилно да планирате деня си, като по този начин увеличите производителността и извлечете максимума от времето си.
1) Използвайте приложението
Въпреки че някои от нас предпочитат да използват планер по старомодния начин или да залепят бележки на монитора, подобен списък е трудно да бъде винаги под ръка. Освен това можете случайно да оставите дневника си у дома и поради това да забравите нещо важно.
Повечето приложения за управление на задачите могат да се синхронизират на всичките ви устройства, така че винаги ще имате достъп до списъка си със задачи, не само на работа, но и докато сте в командировка или на среща.
В пазара на приложения има много мениджъри на задачи с различни функции и интерфейси, така че можете да изберете приложението според вашия вкус. Може да харесате нещо от списъка9 най-добри мениджъри на задачи според Forbes . Сред тях има както платени, така и безплатни приложения, така че обърнете внимание на описанията и екранните снимки.
Лично на нас ни харесва Todoist поради простия и интуитивен интерфейс.
2) Планирайте деня си предварително
Най-добре е да правите планове за следващия ден предната вечер. Благодарение на това можете да започнете да изпълнявате задачи още сутринта, без да отделяте допълнително време за мислене и приоритизиране, а по този начин списъкът с незавършени задачи ще се свие по-бързо.
Опитайте се да отделяте 10 минути всяка вечер, за да планирате утрешния ден. Използвайте календар или плановик и отделете достатъчно време за всяка задача. Ако нямате достатъчно време да изпълните всичките си задачи, прегледайте списъка си и го приоритизирайте отново.
Добра идея е да си правите бележки през целия ден за това, което искате да направите утре. Вечерта сортирайте тези бележки и ги добавете към календара си.
3) Разделете работата и личния живот.
В света модерни технологииРазделянето на работата и личния ви живот може да бъде трудно, така че намирането на баланс е важно. Не е много полезно да се притеснявате да заведете котката си на ветеринар или да вземете пухено яке от химическото чистене, докато работите, също както не е много подходящо да мислите за маркетингови кампании или онази презентация, която трябва да направите, докато работите вечеряте със семейството или приятели в понеделник. Това може да доведе до намаляване на продуктивността и концентрацията ви и повишаване на нивата на стрес.
Разделете личните и работните задачи в списъка си със задачи. В много мениджъри на задачи можете да създавате отделни списъци, но ако продължавате да разглеждате работния си списък у дома или личния си списък на работа, можете да опитате различни приложения.
4) Направете списък какво да не правите
Ако често не разполагате с достатъчно време, за да завършите всичко в списъка си със задачи, опитайте се да направите списък с това, което не трябва да правите. Анализирайте всичко, което правите и се опитайте да се откажете от неща, които не носят голяма полза.
Задайте си няколко въпроса за това как прекарвате времето си на работа. На какво прекарвате най-много време? Как някои неща променят живота ви? Полезни ли са тези неща за вашата кариера? А за личния живот? Направете списък с неща, които не са полезни, не са осъществими или са просто загуба на вашето време.
Например:
Не си уговаряйте срещи с всеки, който поиска.
Не правете неща ръчно, които могат да бъдат автоматизирани.
Не губете много време за дребни неща (като избор на правилния шрифт за заглавието)
Създаването на такъв списък е добро психологическо упражнение, което ще ви помогне да се отървете от нещата, които ви губят времето и отвличат вниманието ви. Разбира се, такъв списък не е необходимо да се съставя редовно - достатъчно е да го актуализирате няколко пъти годишно.
Ако все още нямате вдъхновение, можете да пренапишете няколко елемента от списъка сиот тук или от тук.
5) Направете вашия списък със задачи достъпен за другите
Причините за това са няколко. Първо, така ще бъдете по-отговорни. Ако знаете, че вашите колеги или познати имат достъп до вашия списък със задачи, е по-вероятно да се опитате да приоритизирате по-добре и да си поставите реалистични цели. Освен това ще ви мотивира да завършите плановете си навреме.
Второ, това е необходимо, ако работите по една и съща задача с вашия бизнес партньор или екип. Някои приложения (ние използваме ChatraАсана, но Basecamp също страхотен инструмент) ви позволяват да разделяте задачите на подзадачи и да възлагате всяка подзадача на правилния човек. Благодарение на такива приложения можете да информирате колегите си за напредъка си, както и да оставяте коментари, ако трябва да обсъдите или изясните нещо.
6) Запазете време в календара си
Ако използвате приложение, което позволява на вашите колеги или клиенти да имат достъп до вашия календар и също така им позволява да добавят задачи към него или да правят срещи, трябва да запазите блокове от време, през които можете да свършите нещата без разсейване.
Трябва да очертаете реч? Запазете няколко часа следобед или сутрин. Имате среща с важен клиент и искате предварително да уточните информация? Запазете половин час преди вашата среща.
Крейг Джароу, авторНинджа за управление на времето, веднъж запазено почти половината време в календара си в Outlook и във всеки блок той постави задача, която трябваше да изпълни. Резултатът беше невероятно продуктивна седмица. Като си запазваше време, той избягваше покани за импровизирани срещи, успяваше да изпълнява задълженията си и не позволяваше на другите да го разсейват.
Съвет за нинджа за управление на времето: Използвайте само един календар. Можете да използвате различни цветове за лични и работни задачи, но трябва да има само един календар, ако не искате да пропуснете нещо важно.
7) Групови задачи
Многозадачността емит . Дори и да мислите, че можете лесно да изпълнявате няколко задачи едновременно, изследванията показват, че мозъкът ни не е способен на това. Той не изпълнява задачи едновременно, а просто бързо превключва между тях.
Да приемем, че отговаряте на имейли, докато слушате музика. Опитайте се да напишете отговора и да сте наясно с текста едновременно - най-вероятно ще бъде доста трудно. И всеки път, когато превключвате между осъзнаване на музиката и мислене за отговора, един процес в мозъка ви спира и започва друг. Това ни влияе негативно: поради това превключване ние губим време (дори микросекунди) и енергия, работим по-малко ефективно и рискуваме да правим повече грешки.
Може би по време на работния си ден често се разсейвате – освен че работите по основната си приоритетна задача, проверявате имейли, отговаряте на обаждания и съобщения, слушате гласова поща и т.н. За да увеличите производителността, опитайте да групирате подобни задачи.
Няколко примера за неща, които си струва да бъдат групирани:
- Електронна поща. Проверявайте имейлите си и отговаряйте на имейли веднъж или два пъти на ден, вместо да им отговаряте веднага (освен ако не работите в поддръжката). Например, отделете време за това преди обяд и вечер.
- Телефонни обаждания. Запишете някъде контактите на всички хора, на които трябва да се обадите, и веднъж на ден правете всички необходими обаждания наведнъж. Можете сами да изберете времето, но е по-добре да изключите обедните часове.
- Задачи. Когато имате важни задачи, които са свързани по един или друг начин, по-добре е да ги изпълнявате наведнъж, една след друга.
- Планиране. Отделете няколко часа за обмисляне и планиране на следващия голяма целили идея.
- Информация за проследяване. Лесно е да се пристрастите към проверката на данните и постоянно да проверявате статистическите данни на вашия сайт или числата за месечните приходи. Отделете отделно време за това и проверявайте данните веднъж седмично или месечно.
8) Поставете краен срок за изпълнение на задачата
Имали ли сте някога важна задача, която не е имала определена времева рамка, и сте я отлагали „за по-късно“, докато задачата стане спешна?
Задайте крайни дати за всяка задача от вашия списък със задачи, особено важни задачи. Опитайте се да зададете конкретни дати, защото ако удължите времето за изпълнение веднъж, най-вероятно ще го удължите отново. По-добре е да съхранявате всички срокове на едно място. Това е мястото, където мениджърите на задачи идват на помощ - почти всички подобни приложения имат възможност за сортиране по краен срок, което ви улеснява при подреждането по приоритети.
Разбиване на задачите на подзадачи Това също ще ви бъде от полза, защото ще можете да задавате срокове за всяка подзадача и благодарение на това ще сте по-ясно наясно какви стъпки трябва да предприемете, за да постигнете целта. Дори и да не успеете да изпълните задачата навреме, учете се от грешките си и избягвайте подобни неща в бъдеще.
9) Отървете се от нещата, които ви разсейват и се борете с отлагането
Съвременните технологии ни позволяват (и понякога дори ни насърчават) да сме постоянно онлайн, така че е доста лесно да се разсеем от работата. Започвате да работите по задача и изведнъж получавате известие, че ваш приятел ви е тагнал на снимка, отваряте за кратко страница в социалната мрежа и изведнъж осъзнавате, че са минали пет часа, а вие гледате поредното видео с котки.
Всички от време на време ставаме жертва на отлагане. За да се борите с него, има специални приложения, които ще ви попречат да се разсейвате от работата. Можете да решите колко стриктно трябва да бъде – някои приложения просто отчитат времето, което прекарвате в социалните мрежи или други „непродуктивни“ сайтове, а някои приложения могат напълно да блокират достъпа до такива сайтове. Ето няколко приложения, които можете да опитате:
RescueTime е Shareware приложение за Windows, което може да брои колко време отделяте за различни дейности и да ви показва статистика. Можете да си поставите лични цели и да посочите кои дейности са „продуктивни“ за вас. Например, ако работите в областта на дизайна, тогава посещението на Behance и работата във фоторедактори е част от работния процес, а не разсейване. Ако сте на Mac, можете да опитате таймермащерка.
Отидете на шибана работа е безплатно разширение за Chrome, което ще ругае всеки път, когато посетите сайтове, които ви разсейват.
Свободата е приложение за iPhone, iPad, Mac и Windows, което ви позволява да блокирате конкретни сайтове или напълно да блокирате интернет връзката си за определено време. Абонаментите започват от $2,42 на месец, но имат безплатен 7-дневен пробен период
Производителност Сова е друго безплатно разширение за Chrome, което ви позволява да посещавате сайтове, които сте посочили в настройките, но само за определено време, за да можете бързо да намерите необходимата ви информация и да се върнете към работа. Можете също да посочите „свободно време“, през което всички ограничения са деактивирани.
Ако не искате да използвате приложения, опитайте просто да поставите телефона си в самолетен режим.
10) Опитайте техниката pomodoro
Помодоро техника (Pomodoro) е изобретен от Франческо Чирило в началото на 90-те години. Техниката получи името си, защото Франческо, тогава италиански студент, използваше таймер с форма на домат, за да следи работата си. Методът е доста прост: когато имате задача или поредица от задачи, трябва да разделите работата на кратки периоди от време (25 минути), разделени от кратки паузи (5 минути). Такива сегменти се наричат „pomodoros“.
Стартирайте таймер или използвайте специално приложение и се потопете изцяло в работата по дадена задача за 25 минути. Опитайте се да не се разсейвате от обаждания или известия. Ако изведнъж си спомните, че трябва да направите нещо друго, запишете го на лист хартия и продължете да работите. Когато таймерът отброи 25 минути и издаде звуков сигнал, направете си почивка - протегнете се, направете си чаша кафе, медитирайте или правете нещо друго релаксиращо, което не е свързано с работата. И започнете нов pomodoro. След всеки 4 помодора правете дълга почивка от 20-30 минути.
Харесваме приложениетоПомотодо , но можете да използвате друго приложение, което ви харесва повече. Има доста от тях - от прости таймери за браузър или телефон до специализирани инструменти.
Тази техника има много предимства. Първо, ясно показва колко време и усилия изисква определена задача, така че можете да получите представа колко помодоро ще отнеме подобна задача. Второ, по този начин ще бъдете по-малко разсеяни - рядко съобщение е толкова важно, че не може да чака 25 минути.
Техниката Pomodoro също подобрява качеството на вашата работа - обикновено работите върху една задача по време на едно Pomodoro и вероятно ще имате допълнително време, за да проверите за грешки и да изгладите работата си. Освен това, ако редовно споделяте своите работно време pomodoro, ще ти стане навик и ще ти е много по-лесно да спазваш срокове и да свършваш всичко навреме.
11) Награждавайте се за изпълнение на задачи
Разбира се, зачеркването на друга задача от списъка ви със задачи може да бъде удовлетворяващо само по себе си, но понякога се нуждаем от допълнителна мотивация, за да останем фокусирани върху работата. Особено ако правите нещо, което не ви харесва. Тогава е време да измислите система за възнаграждение!
Например, след като изпълните всяка задача, можете да си позволите да отидете на любимия си уебсайт, да хапнете или изпиете нещо вкусно или да гледате интересно видео. Може дори да опитате да си плащате всеки път, когато завършите особено труден проект. Например, можете да отворите спестовна сметка в банка или да поставите пари във вашия акаунт в Steam, или да купите карти за подарък в любимия си магазин. В зависимост от проблема и сложността на задачата, можете да решите колко пари ще платите сами.
Когато завършите много голям и важен проект, възнаградете се съответно - отидете на кратко пътуване, заведете семейството или приятелите си на изискан ресторант или направете нещо, което сте искали да направите от дълго време - например, регистрирайте се за майсторски клас по готвене, отидете на дегустация на вино или се поглезете с пътуване до СПА центъра. Скоро дори ще започнете да се наслаждавате на предизвикателни задачи, защото ще ги свързвате с награда.
12) Контролирайте стайната температура
Проучване показва, че температурата в офиса влияе на нашата продуктивност. Работниците, които трябваше да работят в студена среда, направиха 44% повече грешки, а производителността им беше почти наполовина.
В допълнение, работещите на студено място постоянно се разсейват и производителността им намалява с допълнителни 10% на всеки час. Когато ни е студено, използваме енергия, за да стоплим телата си, оставяйки по-малко енергия за концентрация, прозрение и вдъхновение.
Топлината също влияе негативно на производителността, защото тогава тялото използва допълнителни ресурси, за да поддържа топлинния баланс.
Ако имате такава възможност, опитайте се да поддържате температурата в офиса около 22 градуса и не забравяйте за добрата вентилация и нивата на влажност.
Повече от 40% от нещата в списъците със задачи остават неизпълнени, изчисли компанията iDoneThis. Представете си колко пари ще загубите, ако не се обадите обратно на 40 процента от клиентите си или не им изпратите CP? Ще разгледаме как да избегнем такива загуби с помощта на техника от бизнес гуруто Стивън Кови и също така ще ви кажем как CRM системите ви помагат да поддържате списъци със задачи.
Защо вашите списъци със задачи не работят
Вероятно познавате усещането, когато излезете от офиса след работен ден и осъзнаете, че не сте свършили и половината от нещата, които сте планирали. Защо се случва това? Експерт по лична продуктивност и управление на времето Дейвид Алънв книгата си „Поставяне на нещата в ред“ той посочва следните причини:
- Разсейването отвлича вниманието от основните ви цели и ви пречи да се концентрирате;
- Хората се съмняват, че могат да се справят със сложни задачи, затова отлагат изпълнението им и се стресират;
- Когато преглеждате списъка си със задачи, се оказва, че са необходими сериозни промени в живота. Появява се огромен списък от задачи, които плашат и парализират.
Има и други причини и никой не е защитен от тях – нито прокрастинаторите, нито перфекционистите.
Как правилно да поддържате списък със задачи
За да работят списъците със задачи, задачите в тях трябва да са разпределени по важност. Ефективна техникаподсказва приоритизирането Американският консултант по управление и лидерство Стивън Кови. Методологията се основава на матрицата на Айзенхауер: всички задачи са разпределени в четири квадрата според тяхната важност и спешност.
Квадрат Iс спешни и важни въпроси изисква незабавно внимание. Ако не ги направите скоро, ще възникнат сериозни проблеми. Тези неща трябва първо да се решат. Но не можете да се ограничите до тях, в противен случай бързането никога няма да свърши.
За да сте сигурни, че има все по-малко и по-малко спешни важни задачи всеки ден, Стивън Кови препоръчва да посветите максимални усилия на въпроси от квадрат II. Това са важни, но все още не спешни задачи. Първо, ще трябва да използвате времето, определено за това. кв. III и IV, и тогава квадрат Iще се разтовари и ще се появят повече свободни часове.
Как да направите списък със задачи за седмицата: техника за планиране
След като разделите задачите на квадрати и приоритизирате важните спешни и важните неспешни, можете да преминете към съставяне на списъци със задачи - за ден, седмица, месец, тримесечие или дори година. Стивън Кови съветва да организирате дейностите си въз основа на седмично планиране. Това ви позволява не само да организирате извънредната ситуация в рамките на един ден, но и да мислите за бъдещето.
Така че, първо трябва да добавите големи събития в календара, чиито дати са известни предварително: бизнес срещи, командировки, конференции и др. След това идентифицирайте няколко по-големи или по-малки цели за тези 7 дни: начертайте цели и, ако е необходимо, ги разделете на етапи, свързани с конкретни дни.
Пример за това как да създадете списък със задачи:
Цел: да обучим нов администратор на фитнес център за една работна седмица, за да може да започне да изпълнява задълженията си следващата седмица.
| понеделник | Представете служителя на екипа, покажете му работното място, дайте му достъп до други използвани услуги, създайте корпоративен имейл, разяснете ежедневните задължения. |
| вторник | |
| сряда | Сутринта дайте на служителя материали за изучаване, а следобед обсъдете всички въпроси, които има. |
| четвъртък | Сутрин инструктирайте новодошлия да наблюдава работата на текущия администратор, а следобед да работи сам под негов надзор. |
| петък | Проведете одит на работата на новия служител: проверете знанията по теория, наблюдавайте работата му на практика. |
CRM системи за управление на времето
Дори след като се научите как да правите списъци със задачи, може да пропуснете нещо: ще загубите лепкава бележка с напомняне, ще се увлечете от важен процес или просто ще забравите за списъка си със задачи.
Подобна забрава е особено опасна в бизнеса: не се обадих на един клиент, забравих да изпратя търговско предложение на друг, не се явих на среща с трети - три сделки се провалиха. За да сте сигурни, че всички задачи се записват на едно място и ви напомнят за себе си, използвайте CRM система. Това е удобна програма за управление на клиенти, задачи и транзакции.
Например в облачна CRM система можете да контролирате тяхното внедряване. Самата програма ще уведоми служителя за предстоящия краен срок и ще уведоми ръководството за неизпълнената поръчка. Ще можете да поставяте задачи. Например, можете да зададете автоматично напомняне за подновяване на договор с клиент малко преди изтичането му или да се свържете с купувача известно време след транзакцията и да предложите друг продукт, да изпратите търговско предложение и много други.
Сега знаете как правилно да поддържате списък със задачи. Опитайте да използвате програмата за работни задачи и ще забравите за пропуснатите срокове.
11 прости правила, което ще ви помогне да научите как да създавате правилни и четливи списъци навсякъде: в презентации, отчети, документи или на уебсайтове.
При изготвянето на документи често се натъкваме на всякакви списъци. Има прости и многостепенни списъци. Как да ги подредим? Кога да използвате номерация, букви и тирета? Кога е подходящо всеки елемент от списъка да завършва с точка и кога е подходяща запетая или точка и запетая?
При изготвянето на документи често се натъкваме на всякакви списъци. В същото време има много правила за тяхното проектиране. Нека се опитаме да ги разберем.
Нотиране на елементите на списъка
Изречението преди списъка и елементите на последващия списък (изброени след двоеточие) могат да бъдат написани като един ред. Но в дълги и сложни списъци е много по-удобно да поставите всеки елемент на нов ред. И тук имате избор: можете да се ограничите до използването на отстъп на абзаца (Пример 1) или да го замените с цифра, буква или тире (Пример 2).
Пример 1
Пример 2
Има списъци:
просто, тези. състоящ се от едно ниво на разделяне на текст (вижте примери 1 и 2) и
композитен, включително 2 или повече нива (вижте Пример 3).
Изборът на символи, които ще предхождат всеки елемент от списъка зависи от дълбочината на разделяне. Когато създавате прости списъци, можете да използвате малки („малки“) букви, арабски цифри или тирета.
Ситуацията е много по-сложна при съставните списъци. За по-голяма яснота комбинации от различни символиВ списъците даваме пример за дизайн на списък от 4 нива:
Пример 3
от този примерможе да се види, че системата за номериране на заглавията е следната: заглавието от първо ниво е проектирано с римски цифри, заглавията от второ ниво са с арабски цифри без скоби, заглавията от трето ниво са с арабски цифри със скоби и накрая, четвъртото заглавията на нивата са форматирани с малки букви със скоби. Ако този списък включва друго, пето ниво, тогава бихме го проектирали с тире.
Система за номериране на части от съставен списък може да се състои само от арабски цифри с точки.Тогава структурата на конструиране на номера на всеки елемент от списъка отразява неговата подчиненост по отношение на елементите, разположени по-горе (има увеличение на цифровите индикатори):
Пример 4
Ако в края на списъка има „и т.н.“, „и т.н.“ или „и т.н.“, тогава такъв текст не се поставя на отделен ред, а се оставя в края на предишния елемент от списъка (вижте Примери 3 и 4).
Пунктуация на списъци
В Пример 3 можете ясно да видите, че заглавията на първо и второ ниво започвам с главни букви,и заглавията на следващите нива са от малка буква.Това се случва, защото след римски и арабски (без скоби) цифри, според правилата на руския език, се поставя точка, а след точката, както всички помним с начално училище, започва ново изречение, което се пише с главна буква. Арабските цифри със скоби и малките букви със скоби не са последвани от точка, така че следващият текст започва с малка буква. Последната точка, между другото, се отнася и за тирето, тъй като е трудно да си представим комбинирането на тире с точка след него.
обръщам внимание на пунктуация в края
заглавията на списъка, както и в края на думите и изразите в неговия състав.
Ако заглавието предполага последващо деление на текста, в края му се поставя двоеточие, а ако няма последващо деление, се поставя точка.
Пример 5
Ако части от списъка се състоят от прости фрази или една дума, те се отделят една от друга със запетаи (вижте Пример 5). Ако частите от списъка са сложни (в тях има запетаи), по-добре е да ги разделите с точка и запетая (вижте пример 6).
Пример 6
И накрая, ако части от списъка са отделни изречения, те са разделени една от друга с точка:
Пример 7
Понякога списъкът е форматиран по такъв начин, че се предхожда от цяло изречение (или няколко изречения). В този случай списъкът използва само така наречените „най-ниски“ нива на разделяне (малки букви със скоба или тире), а в края на всяка част от списъка не се поставят точки, т.к. V в такъв случайсписъкът е едно изречение:
Пример 8
Случва се някои части от списъка, които са фрази, да включват независимо изречение, започващо с главна буква. Независимо от факта, че според правилата на руския език в края на изречението трябва да се постави точка, всеки елемент от списъка ще бъде отделен от следващия с точка и запетая:
Пример 9
Съгласуваност на елементите в списъка
Когато съставяте списъци, не забравяйте да обърнете внимание на начални думивсеки елемент от списъка е съгласуван един с друг по род, число и падеж. В пример 10 представихме вариант на неправилно форматиране: последният елемент от списъка се използва в различен случай в сравнение с останалите. Грешки като тази обикновено възникват в дълги списъци с голям брой елементи.
Пример 10
Освен това всички елементи на списъка трябва задължително да съвпадат по род, число и падеж с думите (или думата) в изречението, предхождащо списъка, последвано от двоеточие. Нека отново да разгледаме примера за неправилно вписване, за да анализираме грешките.
Пример 11
Този списък може да изглежда безупречен, ако не беше едно „но“. Думата „спазване“ изисква думи след нея в родителен падеж, които биха отговорили на въпросите „кого?“ Какво?". Следователно всеки раздел трябва да започва така:
И така, дадохме основните правила за конструиране и форматиране на списъци, които ще ви помогнат да направите вашите документи още по-грамотни.
Не е тайна, че хората обичат списъци от всякакъв вид. С тяхна помощ събираме сложна информация, така че да е много по-лесна за четене и разбиране. Списъците задоволяват нашето вътрешно желание да организираме информацията. Те също ни помагат да се чувстваме по-малко стресирани.
Задачите изглеждат по-лесни, ако информацията за тях е представена под формата на списък, казва Мария Конникова, автор на бестселъра „Психологията на недоверието. Как да избегнем измама“ и статии в The New York Times. Ето списъците, които тя препоръчва да направите:
14 полезни списъка, които всеки трябва да направи
Вероника Елкина- Списък с пароли.С него определено няма да се объркате с вашите супер сложни пароли като SoccerStar12 или Socc3rStar.
- Ежедневен списък със задачи.Избройте всичко, което трябва да направите днес. Освен това зачеркването на изпълнените задачи е много приятно.
- Списък на изпълнените задачи.Когато погледнете списъка с това, което сте направили днес, разбирате как можете да подобрите производителността си. И самочувствието се повишава.
- Списък с нещата, които трябва да направите в живота си.Това включва всичко - от големи мечти като сключване на брак и изкачване на Еверест до най-малките мечти като печене на перфектните шоколадови бисквити.
- Краткосрочни планове.Какво искаш да правиш този месец?
- Дългосрочни планове.Какво планирате да постигнете през следващите пет или десет години?
- Професионални постижения.Направете списък на своите постижения и завършени проекти. Той не само ще ви донесе радост в трудни моменти, но и ще бъде полезен, когато трябва да актуализирате автобиографията си.
- Изисквания за нова работа.Колкото повече часове, дни и години прекарвате на работа, толкова по-добре знаете какво правите. Така че в следващата си работа няма да е необходимо да сте толкова продуктивни, колкото преди.
- Списък на DIY проекти. Pinterest е страхотен сайт за намиране на вдъхновение, но наличието на списък като този под ръка ще ви помогне да следите творческите си планове, като боядисване на рафтовете в хола или преглеждане на стари снимки.
- Списък за пазаруване.Когато знаете точно какво трябва да купите, можете не само да спестите пари, но и да се въздържате от закупуването на тези ненужни бисквитки.
- Важни дати.Всеки човек ще се радва, ако изведнъж си спомните неговия рожден ден или някаква годишнина. Така че поддържайте списък като този и няма да забравите всички важни дати на любимите си хора.
- Важни срокове.Ако често забравяте колко дни отнема да върнете нещо или кога замразените пилешки гърди се развалят, тогава по-добре запишете всички важни срокове.
- Списък с благодарности.Ако се чувствате зле, погледнете този списък и си спомнете за какво сте благодарни в този живот и ще се почувствате по-добре.
- Списък с неща, които ви правят щастливи.Този списък ще ви накара да се усмихнете или бързо да измислите нещо за правене.
Може да не харесвате планирането, но мозъкът ви го обича. И въпреки че това има своите предимства, списъците със задачи са нож с две остриета. Те често обезпокояват, обезсърчават и намаляват производителността ни, въпреки че би трябвало да е вярно обратното. FastCompany предоставя съвети как да създавате списъци със задачи, така че да са полезни и да осигуряват забавление на работното място.
Защо правенето на списъци разваля настроението ви?
Повечето от списъците са дълги списъци с невероятно скучни задачи. Ако запълните работния си календар с ежедневни задачи, има голям шанс да ги свършите всичките. Не звучи толкова зле – не са ли за това списъците със задачи?
Независимо дали ни харесва или не, някои неща, които трябва да се направят, са досадни, скучни и досадни. И ако сте бомбардирани с ежедневни напомняния само за най-неприятните служебни задължения, мотивацията ви в крайна сметка ще се изпари.
Как да се наслаждавате на списъците със задачи?
Всъщност планирането е По най-добрия начинполучавате повече удоволствие от работата. Изследванията показват, че хората, които гледат на работата като на призвание, изпитват много повече удоволствие от тези, които гледат на работата като на поредица от рутинни задачи. С други думи, чувството за цел е важно и добре написан списък със задачи помага тук. Можете да почувствате, че работата ви е вашето призвание, когато ясно виждате значението на собствения си принос всеки ден, всяка седмица и месец.
За да направите това, трябва да имате място в седмичния си планер, където да планирате работата по важни за вас лично задачи. На онези неща, които ви позволяват да направите реален принос към общата кауза, и то точно по начина, по който бихте искали.
Разбира се, ще трябва да положите усилия. Повечето от нас не знаят как да се придвижат към постигането на най-важните си цели в сегашния режим. По-скоро, напротив, най-важното постоянно ни се изплъзва, изпълнението на неотложни ежедневни задачи ни поглъща напълно. Може да искате повишение, да завършите голям проект или да подобрите живота на клиентите си, но малко хора поставят тези задачи в списъка си със задачи. Не винаги е ясно какви стъпки трябва да се предприемат, за да бъдат изпълнени.
За щастие създаването на правилния списък със задачи помага да се раздели процесът на постигане на сложна цел на отделни, разбираеми и управляеми стъпки. Достатъчно е да спрете за малко и да помислите малко. Следващият път, когато създавате списък със задачи, направете съзнателни усилия да разберете къде точно в графика ви за следващата седмица ще има място за такива задачи. Ще трябва да правите компромиси, да отлагате или делегирате рутина, но това е смисълът.
След като идентифицирате повтарящите се задачи, които ви пречат да напредвате в областите, които наистина харесвате, постепенно ще започнете да отделяте време за важните неща (и може би дори да се научите да делегирате задачи, които могат да бъдат делегирани). След като станете по-добри в планирането на частите от работата, които ви харесват, ще започнете да се чувствате по-добре дори и за най-скучните задачи в списъка ви със задачи.
Списък със задачи с изкуствен интелект ще победи отлагането
Използвайки вграден изкуствен интелект, приложението за управление на задачи Todoist помага на хората да се научат как да избегнат пропускането на наложените от тях срокове.
Функцията Smart Schedule автоматично предлага краен срок за изпълнение на задача въз основа на навиците на потребителя, текущото натоварване и вида на задачата. Например, планировчикът ще се опита да не добавя повече задачи към ден, който вече е прекалено натоварен, и ще се придържа към нормалните часове за активност на потребителя, когато задава крайни срокове. Планировчикът може да определи сложността по името на всяка задача. Така той ще даде на задачата „поправи грешка“ по-висок приоритет от задачата „прочетете книгата“. В същото време той ще реши към кой ден от седмицата да бъде приписан - делничен или уикенд.
"Интелигентното планиране" работи както с нови задачи, така и с просрочени. Просрочените задачи могат да се прехвърлят в групи наведнъж. Идеята е потребителите да поставят срокове, които могат да спазват, вместо да ги налагат отново и отново.
По пътя към по-интелигентни програми
Днес целият наличен софтуер не е много „умен“, по-скоро дори „глупав“, той изисква от вас да вършите цялата работа сами. Doist, компанията, която прави приложението Todoist, внимателно анализира поведението на потребителите и установи, че най-големият им проблем е отлагането. Приблизително 70% от активните потребители на Todoist имат поне една просрочена задача. И сред тях има подкатегория „снежни топки“, за които отложените задачи се натрупват, докато всичко излезе извън контрол.
За да помогне на хората да спазват крайните срокове, Doist даде възможност на потребителите да задават ежедневни и седмични цели за изпълнение на определен брой задачи. Планиращият ще постави крайни срокове според целите и след това потребителят може да оцени собствения си успех.
Като всяко друго приложение за машинно обучение, Todoist се нуждае от много данни, за да изгради надеждни прогнози и точни крайни дати. Doist все още няма достатъчно информация, с която да работи, тъй като функцията се тества в ограничена бета версия. Разработчиците се надяват, че потребителите ще могат да разчитат на дати, определени от алгоритъма поне 80% от времето.
